Het systeem waarmee wij onszelf draaien
Voordat we iets voor een ander bouwen, draaide het hier al. Dit is geen demo en geen proefopstelling: het is de administratie waar het bedrijf dagelijks op leunt.
Waar het aan vastzit
- boekhouding klanten en producten
- licenties wat bij wie draait, met kostprijs en marge
- domeinen status, vervaldatum, verlenging
Geen export en geen overtypen. De koppelingen draaien op vaste tijden, van elk kwartier tot eenmaal per dag, en halen alleen op wat veranderd is.
Uit de opzet van het systeem zelf.
- inloggen
- met het Microsoft-account, via Entra ID
- toegang
- een beveiligingsgroep bepaalt wie binnenkomt
- geheimen
- in Key Vault, niet in de code en niet op de server
- uitrol
- elke release automatisch vanuit versiebeheer
Dezelfde opzet die wij voor klanten in hun eigen Azure-omgeving inrichten, eerst op onszelf toegepast.
Uit de opzet van het systeem zelf.
- ticketing
- het lopende werk
- contracten
- wat er is afgesproken
- klanten
- bij wie het hoort
- rapportage
- wat het is geworden
Geen suite met tabbladen die niemand opent, maar de vier vragen die dagelijks terugkomen.
Uit de opzet van het systeem zelf.
Waarom dit er staat
Een bureau dat automatisering verkoopt en zelf met losse lijstjes werkt, vraagt iets van u wat het zelf niet doet. Dit systeem is het antwoord op die vraag, en het is het oudste werk van Mikrotools: het draaide hier al toen het label nog niet bestond.
Wat het doet
Ticketing, contracten, klanten en rapportage, in twaalf schermen. Het lopende werk, wat er is afgesproken, bij wie het hoort, en wat het is geworden. Vier vragen die elke dag terugkomen, en die anders in vier verschillende systemen staan waarvan er geen enkele van de andere weet.
Zonder export en zonder overtypen
De winst zit niet in het systeem zelf maar in de overdracht ernaartoe. De klanten en producten komen uit de boekhouding, de licenties van de licentieleverancier, de domeinen van de domeinregistrar. Alle drie hebben een api, en die worden gebruikt. De koppelingen draaien op vaste tijden, van elk kwartier voor de boekhouding tot eenmaal per dag voor domeinen en licenties, en halen alleen op wat sinds de vorige keer veranderd is. Wat daar verandert is hier bekend zonder dat iemand een export maakt of een nummer overtypt.
De boekhouding blijft de bron voor wie klant is: alleen contacten die daar als klant gemarkeerd zijn komen in het systeem. Wat van buiten komt wordt eerst klaargezet en pas na een handmatige bevestiging aan een klant gekoppeld. Een verkeerde koppeling is daardoor geen automatisme maar een keuze, en dus terug te vinden.
Dat is precies het patroon dat op de toolspagina onder Koppelingen staat, alleen dan uitgevoerd op onszelf.
Waar het draait
Het systeem draait in Microsoft Azure, in West-Europa. Inloggen gaat met het Microsoft-account via Entra ID; een beveiligingsgroep bepaalt wie binnenkomt, en een wachtwoord in het systeem zelf is er niet meer. Wachtwoorden en sleutels van de koppelingen staan in Key Vault en niet in de code of op de server. Elke release gaat automatisch vanuit versiebeheer naar de omgeving, zodat wat er draait altijd terug te voeren is op een vastgelegde versie.
Dat is dezelfde opzet die wij voor klanten in hun eigen Azure-omgeving inrichten. Hier is hij eerst op onszelf toegepast.
Wat u er niet ziet
Geen schermafdruk met klantnamen erop, ook niet met balkjes eroverheen. Wat in dit systeem staat gaat over andere mensen hun bedrijf, en dat is geen verkoopmateriaal. Wat er wel te zien is, staat hierboven: waar het aan vastzit en welke onderwerpen erin zitten.
FAQ
Waarom staat uw eigen systeem tussen de cases?
Omdat het het enige werk is waarvan wij alles mogen laten zien. Bij een klant bepaalt de klant wat er naar buiten gaat, en dat is terecht. Hier is die beperking er niet, en dan blijft de vraag over die er werkelijk toe doet: bouwen jullie dit soort dingen echt, en gebruiken jullie ze zelf. Het antwoord is dat dit systeem al draaide voordat er een label voor was.
Staan hier klantgegevens op?
Nee. Op deze pagina staat geen enkel gegeven uit het systeem, ook niet geanonimiseerd. Wat u hier leest gaat over hoe het in elkaar zit: welke onderwerpen erin zitten en waar het aan vastzit. Dat is genoeg om te beoordelen of wij dit soort werk kunnen, en het is het maximum dat wij over onze eigen klanten horen prijs te geven.
Kunnen wij dit systeem kopen?
Nee, en dat is bewust. Dit is gebouwd op hoe wij werken, en dat is precies waarom het werkt. Wat u wel kunt krijgen is hetzelfde uitgangspunt: eerst kijken hoe het bij u loopt, en dan iets bouwen dat daarop past in plaats van een pakket waar u zich naartoe moet buigen.
Zoiets voor uw werk?
Laat zien welke handeling zich bij u blijft herhalen.