Uren bijhouden vanaf de bouwplaats
Gebouwd voor CGM Projects. Een toepassing met twee standen, geen app uit een store, en geen briefjes die aan het eind van de maand nog moeten worden overgetypt.
Wat het probleem was
Mensen die de hele dag op locatie zijn, houden hun uren niet bij in een systeem dat om een laptop vraagt. Ze houden ze bij op wat er voorhanden is, en aan het eind van de maand moet iemand dat overtypen. Dat kost tijd op het verkeerde moment. En de fouten komen pas boven als de factuur al klaar had moeten zijn.
Wat er gebouwd is
Een app die opent op de telefoon en waarin een dag in twee handelingen staat. Er is geen opslaanknop, omdat er niets te bevestigen valt.
Twee standen, per medewerker ingesteld. Wie op uren werkt voert begintijd, eindtijd en tarief in; de duur rekent de app uit en meerdere tijdblokken op één dag tellen vanzelf op. Wie op projecten werkt voert projectnamen in, zonder tijden, en kan er zoveel per dag toevoegen als nodig.
Dat is de bepalende ontwerpbeslissing. Niet twee apps en niet één formulier met alles erin, maar één toepassing die per persoon laat zien wat voor die persoon geldt. Iemand op de bouwplaats ziet geen velden die hij nooit invult.
De keuze tussen werk voor CGM Projects en onderaanneming is bij de urenstand verplicht bij de invoer. Door die vraag te stellen op het moment dat iemand het antwoord weet, hoeft niemand het achteraf te reconstrueren.
Wat de administratie eraan heeft
Toekomstige dagen zijn geblokkeerd, zodat er niet vooruit geboekt wordt.
Bij het begin van een nieuwe maand krijgt iedereen bericht dat de vorige maand nog zeven dagen te bewerken is. Dat is de hele correctieronde: geen mails heen en weer, geen herinneringen die iemand moet versturen. Daarna gaat de maand op slot en verandert er niets meer aan de cijfers waarop gefactureerd wordt. De beheerder kan altijd nog wijzigen of een maand ontgrendelen, want er is altijd een uitzondering.
Bij het afsluiten maakt de app een csv-export voor de salarisadministratie. Dat scheelt niet alleen overtypen; het is ook het bewijs dat de gegevens van de klant zijn en blijven. Ze verlaten de app elke maand in een formaat dat elders bruikbaar is.
Terugkijken naar eerdere maanden kan altijd.
Zo ziet een werkdag eruit
- 08:30–12:00 uurtarief CGM
- 13:00–17:30 uurtarief CGM
- totaal8,0 uur, telt vanzelf op
Geen opslaanknop. Zodra het tarief gekozen is, staat de regel erin.
Uit de handleiding van de uren-app van CGM Projects.
- projectRenovatie Wijnstraat
- notitieoptioneel, bijv. ophalen materialen
- projectOnderhoud Kloosterstraat
- (geen tijden, wel meerdere per dag)
Wie op projecten werkt voert projectnamen in en geen tijden. Dat staat per medewerker ingesteld.
Uit de handleiding van de uren-app van CGM Projects.
- toekomstige dagen
- geblokkeerd
- correctietermijn
- 7 dagen
- daarna
- maand op slot
- beheerder
- kan ontgrendelen
- bij afsluiten
- csv voor de salarisadministratie
Bij het begin van een nieuwe maand krijgt iedereen bericht dat de vorige maand nog zeven dagen te bewerken is.
Uit de handleiding van de uren-app van CGM Projects.
FAQ
Waarom twee standen en niet twee apps?
Omdat het dezelfde administratie is. Wie op uren werkt en wie op projecten werkt leveren allebei aan dezelfde maandafsluiting en dezelfde export. Twee apps betekent twee keer onderhoud, twee keer inloggen en twee keer uitleggen. Wat iemand te zien krijgt staat per medewerker ingesteld, en dat is een instelling en geen tweede product.
Waarom geen app uit de App Store?
Omdat dat een drempel is die niets oplevert. De app werkt in de browser en kan op het beginscherm van de telefoon worden gezet, waarna hij schermvullend opent zonder adresbalk. Geen download, geen goedkeuringsproces, en een wijziging is er voor iedereen tegelijk.
Wat als iemand een fout invoert?
Aanpassen kan direct in het veld, zonder aparte bewerkknop, en de wijziging staat er meteen in. Bij het begin van een nieuwe maand krijgt iedereen bericht dat de vorige maand nog zeven dagen open staat. Daarna gaat hij op slot en verwijst de melding naar CGM Projects, die als beheerder alsnog kan wijzigen of een maand kan ontgrendelen.
Hoe komen de uren in de salarisadministratie?
Bij het afsluiten van een maand maakt de app een csv-export. Die gaat rechtstreeks naar de salarisadministratie, zonder overtypen. Dat is meteen het antwoord op de vraag wie de gegevens bezit: ze verlaten de app elke maand in een formaat dat elders bruikbaar is.
Zoiets voor uw werk?
Laat zien welke handeling zich bij u blijft herhalen.